Asistente de Gestión Empresarial

Objetivo del Cargo

Brindar apoyo administrativo, documental y operativo a las distintas gerencias de la empresa, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos organizacionales mediante una gestión eficiente, organizada y orientada a resultados.

El cargo tendrá como foco principal apoyar a la Gerencia de Operaciones y Negocios y a la Gerencia de Licitaciones, colaborando activamente en la gestión comercial, administrativa y documental de los distintos proyectos y procesos de la empresa. Asimismo, deberá prestar apoyo transversal a la Gerencia de Administración y Finanzas y a la Gerencia General, de acuerdo con las prioridades y necesidades de la organización.

Se espera que la persona utilice herramientas tecnológicas e inteligencia artificial para optimizar procesos, automatizar tareas administrativas, elaborar documentación de calidad y contribuir a una gestión moderna y eficiente.

Principales Funciones
Función General
Prestar apoyo administrativo, documental y operativo a las distintas gerencias de la empresa, priorizando los requerimientos de la Gerencia de Operaciones y Negocios y de la Gerencia de Licitaciones, de acuerdo con las necesidades y prioridades definidas por la organización.
Apoyo a la Gerencia de Operaciones y Negocios
• Elaborar cotizaciones, propuestas comerciales y otra documentación requerida por clientes.
• Preparar antecedentes comerciales y administrativos para reuniones y presentaciones.
• Realizar seguimiento a cotizaciones, oportunidades de negocio y procesos comerciales.
• Apoyar la prospección y búsqueda de nuevos clientes, proveedores y socios estratégicos.
• Administrar y mantener actualizada la información en plataformas y softwares de gestión.
• Elaborar informes ejecutivos y reportes de gestión.
• Coordinar reuniones comerciales y realizar seguimiento de compromisos adquiridos.
• Apoyar en actividades comerciales, visitas técnicas y proyectos especiales cuando sea requerido.
Apoyo a la Gerencia de Licitaciones
• Preparar, revisar y organizar la documentación requerida para procesos de licitación pública y privada.
• Completar formularios administrativos y técnicos.
• Solicitar cotizaciones a proveedores nacionales e internacionales.
• Realizar seguimiento a los distintos procesos licitatorios.
• Elaborar cuadros comparativos, informes y documentos de apoyo para la preparación de ofertas.
• Mantener ordenados y actualizados los respaldos documentales de cada proceso.
• Apoyar la gestión administrativa posterior a la adjudicación de contratos cuando corresponda.
Apoyo a la Gerencia de Administración y Finanzas
• Apoyar en la preparación y organización de documentación administrativa y financiera.
• Gestionar archivos físicos y digitales.
• Colaborar en el control y seguimiento de documentación contractual y administrativa.
• Apoyar en tareas administrativas que contribuyan al adecuado funcionamiento del área.
• Coordinar la recopilación de antecedentes requeridos por organismos públicos o privados.
Apoyo a la Gerencia General
• Elaborar informes, presentaciones y documentos ejecutivos.
• Redactar actas de reuniones y realizar seguimiento de acuerdos.
• Coordinar agendas, reuniones, actividades corporativas y visitas institucionales.
• Apoyar la ejecución de proyectos estratégicos y requerimientos especiales de la Gerencia General.
Atención Institucional
• Recibir y atender de manera cordial y profesional a clientes, proveedores, autoridades y socios estratégicos que visiten las dependencias de la empresa.
• Coordinar reuniones y apoyar la logística de visitas.
• Canalizar consultas y requerimientos hacia las áreas correspondientes.
• Representar una imagen profesional y alineada con los valores corporativos de la empresa.

Requisitos
• Formación Técnico Profesional o Profesional de carreras tales como Ingeniería en Administración de Empresas, Administración de Empresas, Ingeniería Comercial o carreras afines.
• No se requiere experiencia laboral previa.
• Conocimientos en Microsoft Excel (nivel intermedio), Microsoft Word, Microsoft PowerPoint.
• Deseable manejo de herramientas de Inteligencia Artificial, tales como ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot u otras plataformas.

Competencias
Competencias Técnicas
• Manejo eficiente de herramientas digitales.
• Organización documental.
• Elaboración de informes.
• Redacción ejecutiva.
• Capacidad de análisis.
• Gestión de información.
Competencias Conductuales
• Proactividad.
• Organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Aprendizaje continuo.
• Adaptabilidad.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Trabajo en equipo.
• Comunicación efectiva.
• Responsabilidad.
• Confidencialidad.

Buscamos una persona joven, con alto potencial de desarrollo profesional, motivada por aprender y aportar al crecimiento de la empresa.

Valoramos especialmente la iniciativa, la capacidad de organización, la facilidad para trabajar con múltiples tareas y la afinidad por la tecnología. Más que la experiencia laboral, buscamos una persona con actitud, curiosidad, pensamiento analítico y disposición para incorporar nuevas herramientas que permitan optimizar la gestión empresarial.

Esperamos que quien ocupe este cargo se convierta en un apoyo transversal para las distintas gerencias, aportando soluciones, eficiencia y una visión moderna de los procesos administrativos y comerciales mediante el uso de herramientas digitales e inteligencia artificial.