1.Objetivo del cargo:
Supervisar la gestión administrativa, contable y comercial de la empresa Flama Chile S.A. asegurando la revisión oportuna de los registros realizados, la legitimidad de las operaciones financieras, así como también entregar una atención eficiente y cordial hacia los clientes y las ejecutivas de terreno en la ejecución de sus cotizaciones, ventas y programación de despachos. Velar por la correcta coordinación de las tareas entre los departamentos de Sala de Ventas, Administración y Bodega. Para entregar siempre el mejor servicio hacia el cliente final.
2. Responsabilidades Contables y Administrativas:
• Auditar el correcto registro de ingresos diarios por venta, en sus distintas formas de pago (efectivo, Transbank, cheques o transferencias).
• Revisar semanalmente el estado de la conciliación de los bancos y los documentos pendientes que pueda reflejar el sistema ERP Administrativo.
• Auditar los asientos de cierre diario de los abonos de Transbank hacia la empresa.
• Aceptar, registrar y contabilizar oportunamente las facturas de gastos en el sistema ERP Administrativo según el centro de costos designado por el departamento que autoriza el gasto.
• Auditar conciliaciones bancarias al cierre de mes versus la información registrada en el sistema e informar al contador sobre los movimientos pendientes relacionados a importaciones.
• Revisar detalladamente el reporte de cobranzas confeccionado por la asistencia administrativa, verificando que los pagos recibidos estén correctamente registrados.
• Revisar detalladamente el reporte de pagos a proveedores e ingresos por recibir, confeccionado por la asistencia administrativa, para el desarrollo del flujo de caja.
• Registrar al cierre de mes en el dashboard del presupuesto de Marketing, los gastos generados según se encuentren registrados en el ERP, para revisión y conocimiento del departamento.
• Revisar al cierre de mes el libro de compras y ventas versus el SII.
• Registrar los reportes de gastos de las tarjetas de crédito de la empresa al cierre de mes según las cuentas contables y centros de costos definidos.
• Auditar al cierre de mes, el estado de resultados y Balance General junto a Gerencia General para controlar la desviación de cualquier gasto.
• Hacer de Back up en tareas contables y administrativas de la asistencia de Marketing, registros por ingresos o egresos, emisión de pagos vía transferencia bancaria y otros.
• Solicitar el depósito bancario de cheques o efectivo en caja según la fecha de vencimiento registrada.
• Participar en reuniones de contabilidad, presentando los detalles encontrados, análisis de costos o desviaciones en cuentas contables no controladas desde la empresa.
• Realizar mensualmente el pedido de papelería, café y materiales de limpieza requeridos para el funcionamiento de las oficinas.
• Velar por el cumplimiento de las políticas de venta y despacho de la compañía. Revisando los tiempos de entrega de las empresas externas, aprobado el uso de servicios externos en casos excepcionales y otros.
• Velar por el cumplimiento de las políticas de traslado y entrega de mercaderías entre bodegas, trabajando junto al equipo encargado del área.
• Participar activamente en procesos de inventarios de las bodegas activas de la empresa, junto al equipo encargado del área.
• Revisar constantemente el estatus de la empresa en portales de licitaciones como Mercado Público.
3. Responsabilidades de Atención al Cliente y Ventas:
• Velar por que el equipo brinde una atención respetuosa y oportuna presencialmente y por medio de nuestros canales de atención al cliente de Sala de Ventas y Telemarketing.
• Supervisar la difusión de workshops, capacitaciones, eventos y promociones por medio de Whatsapp a clientes registrados.
• Atender las ventas grupales de la linea IBSA autorizadas, velando por el cumplimiento de las unidades requeridas para los descuentos establecidos.
• Realizar las cotizaciones solicitadas por las ejecutivas de terreno y/o clientes registrados en el número de Administración, revisando oportunamente los pagos para proceder a facturar y programar el despacho.
• Supervisar la emisión de cotizaciones y facturas de ventas por parte del equipo de atención al cliente.
• Participar activamente en los eventos que sea requerido por parte del departamento de Marketing.
• Participar en capacitaciones de productos, ventas y otros requeridos por la empresa.
• Apoyar la revisión de la ruta de despachos diaria para Santiago y Región.
• Gestionar la entrega de pedidos urgentes, reposiciones o problemas de despacho de pedidos en Santiago o Regiones.
• Facturar los pedidos generados en la aplicación de nota de pedidos, en congresos y/o eventos externos, confirmando detalladamente los pagos, datos de facturación y despacho.
• Gestionar los pedidos generados por medio del sitio e-commerce, supervisando la correcta facturación, recepción del pago y datos de despacho, comunicando al cliente cada cambio en el proceso.
• Emitir facturas o guías de despacho según sea el caso; desde órdenes de compra generadas por clientes que lo requieran, cómo universidades, instituciones o grandes clínicas.
• Gestionar la emisión de licitaciones en las que pudiese participar la empresa, asegurando el registro de todos los documentos solicitados, los tiempos de entrega y otros detalles relacionados.
• Trabajar en equipo con todas las áreas para el cumplimiento de las metas de la empresa.
4. Competencias clave:
• Organización y precisión: capacidad para mantener registros contables actualizados y exactos.
• Responsabilidad y cumplimiento: compromiso con los plazos y normas internas.
• Orientación al cliente: trato cordial, empático y profesional.
• Comunicación efectiva: capacidad para coordinar con distintas áreas y responder oportunamente.
• Proactividad: disposición para asumir tareas diversas y resolver situaciones con autonomía.
• Trabajo en equipo: cooperación constante con administración, ventas y bodega.
5.Requisitos del cargo:
• Formación: en técnico o profesional en Administración, Contabilidad o carrera afín.
• Experiencia: mínima de 2 años en funciones administrativas o contables (deseable experiencia en ventas o atención al cliente).
• Conocimientos: manejo de sistemas ERP (Ideal Defontana, no excluyente), herramientas de Office (Excel nivel intermedio), aplicaciones de Google (nivel básico – intermedio).
• Conocimos en conciliaciones bancarias, flujo de caja, libros de compra, venta y otros reportes básicos contables.
• Familiaridad con procesos de facturación electrónica y medio de pago digitales.
6.Condiciones del cargo:
Lugar de trabajo: oficinas de Flama Chile S.A, Fidel Oteiza 1975, Piso 8, Providencia.
Jornada: Horario: lunes a jueves de 09:00 a 18:00 horas, viernes de 09:00 a 17:00 horas, colación de 13:00 a 14:00 horas.
Modalidad: presencial.
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