La alumna será responsable de gestionar las tareas administrativas del Centro de Atención Temprana e integral Fortalecer, con un enfoque en la programación de citas para los usuarios y la atención a las familias que recibirán servicios. Este rol es clave para garantizar una atención eficiente, cordial y organizada, asegurando que todos los procesos administrativos sean ejecutados de manera efectiva, desde la recepción de las familias hasta la coordinación de las sesiones de atención.
Funciones Principales:
1. Agendamiento de Citas:
o Coordinar y agendar las citas de los usuarios para sus sesiones de atención, asegurando que las fechas y horas se ajusten a la disponibilidad del equipo de profesionales.
o Gestionar cambios, cancelaciones o reprogramaciones de citas según sea necesario.
o Mantener un sistema de registro actualizado y organizado de las citas programadas.
2. Recepción y Atención a las Familias:
o Recibir a las familias al llegar al centro, proporcionando información sobre los servicios y el proceso de atención.
o Orientar a las familias sobre el procedimiento a seguir y resolver dudas o inquietudes iniciales.
o Garantizar un ambiente acogedor, empático y profesional durante la interacción con las familias.
3. Manejo de Registros Administrativos:
o Registrar la información de los usuarios en los sistemas administrativos del centro, asegurando la actualización constante de los datos.
o Coordinar el flujo de documentos relacionados con los usuarios, tales como formularios de admisión y otros requisitos administrativos.
o Mantener un archivo organizado de las citas y los usuarios.
4. Comunicación Interna:
o Mantener comunicación constante con el equipo de profesionales para informar sobre los horarios y cambios en la programación de citas.
o Reportar cualquier problema o irregularidad en el proceso de agendamiento o atención al supervisor.
5. Control y Gestión de la Agenda:
o Supervisar y garantizar que la agenda del centro esté organizada y optimizada, evitando solapamientos o tiempos improductivos.
o Realizar seguimiento de la asistencia a las citas de los usuarios y asegurarse de que se cumplan los horarios establecidos.
6. Atención Telefónica y Correspondencia:
o Atender llamadas telefónicas de familias y usuarios, proporcionando información sobre los servicios, horarios y procesos.
o Enviar recordatorios de citas a las familias mediante llamadas o mensajes.
Requisitos:
• Habilidades y competencias:
o Organización y manejo de agendas.
o Empatía y habilidades de comunicación para tratar con familias y usuarios.
o Capacidad de trabajo en equipo y disposición para colaborar con otros profesionales.
o Manejo de herramientas ofimáticas y sistemas de gestión de citas.
o Actitud proactiva, resolución de problemas.
o Capacidad para manejar situaciones de presión con tacto y eficiencia.
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