Objetivo: Brindar soporte administrativo al equipo en la gestión de documentación, organización de archivos, atención de consultas y coordinación de actividades operativas, con el fin de facilitar el correcto desarrollo de los procesos internos y contribuir al logro de los objetivos organizacionales
Funciones:
1.
Administrar y organizar archivos y documentos físicos y digitales para facilitar el acceso y consulta por parte del equipo
2.
Recepcionar, clasificar y archivar correspondencia, comunicados, y documentos relevantes
3.
Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos, canalizando la información según corresponda
4.
Realizar tareas de digitación de informes, cartas, y otros documentos solicitados por el equipo
5.
Asistir en la planificación y logística de reuniones, incluyendo reservas de salas, preparación de materiales y coordinación de la agenda
6.
Llevar control de suministros de oficina, solicitando y gestionando reposición cuando sea necesario
7.
Apoyar en la preparación de presentaciones y reportes de acuerdo con las pautas establecidas
8.
Colaborar en la actualización de bases de datos y otros sistemas administrativos de la empresa
9.
Coordinar el ingreso de solicitudes de mantenimiento de infraestructura u oficina, haciendo el seguimiento correspondiente
10.
Cumplir con las políticas de calidad, confidencialidad y seguridad de la información
11.
Realizar otras actividades de apoyo administrativo según le sean requeridas
12.
Mantener el horario de trabajo establecido y apoyar en tareas eventuales fuera del área cuando sea necesario
Requisitos:
Dominio básico de herramientas informáticas (Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico)
•Buen manejo de comunicación oral y escrita
•Presentación personal adecuada a un entorno administrativo: vestimenta formal, cabello limpio y arreglado
•Mantener un entorno de trabajo limpio y ordenado
•Disposición para colaborar en tareas relacionadas con la gestión administrativa en diversas áreas de la oficina
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